Il privato proprietario, possessore o detentore a qualsiasi titolo di archivi o di singoli documenti dichiarati di interesse storico particolarmente importante ha l'obbligo di permettere la consultazione dei documenti allo studioso che ne faccia motivata richiesta tramite il competente soprintendente archivistico (art. 127 del Codice).
Le modalità di consultazione sono concordate tra il privato e il Soprintendente Archivistico.
Sono sottratti dalla consultazione:
- i singoli documenti dichiarati di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, per i quali sia stata emessa la declaratoria di riservatezza dal Ministero dell'interno, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti i dati sensibili (che rivelano l'origine etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni a carattere religioso, filosofico, politico, sindacale) e i dati giudiziari (che rivelano provvedimenti in materia di casellario giudiziale e di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato) che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti i dati riguardanti la salute, la vita sessuale e situazioni riservate che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data.
L'eventuale autorizzazione alla consultazione di materiale di natura riservata è di competenza del Ministero dell'interno per il tramite della Soprintendenza archivistica. Lo studioso che voglia consultare gli archivi conservati presso privati ha l’obbligo di osservare il "Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici" (Provvedimento 14 mar. 2001, n.8/P/2001 del Garante per la protezione dei dati personali).
La procedura di autorizzazione prevede che gli studiosi che desiderino consultare documenti conservati negli archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante possono fare domanda di autorizzazione alla consultazione indirizzando la richiesta alla Soprintendenza archivistica di competenza, utilizzando l'apposito modulo. Alla richiesta deve essere allegata la copia fotostatica del documento di identità indicato nella domanda. L'istanza di autorizzazione va compilata e sottoscritta in ogni sua parte (pena il rigetto della richiesta di consultazione):l'eventuale richiesta di integrazione di dati mancanti interrompe i termini del procedimento. Entro 10 giorni dal ricevimento dell'istanza di consultazione, il Soprintendente archivistico invia una comunicazione al privato proprietario, possessore o detentore - e, per conoscenza, allo studioso che ha presentato la domanda - contenente la descrizione dei documenti richiesti e l'oggetto della ricerca, con l'invito a consentirne la consultazione. Il privato può far consultare la documentazione o nel luogo di conservazione dell'archivio o depositandola presso l'Archivio di Stato competente o tramite riproduzione fotografica degli stessi documenti, secondo quanto prescritto in merito dal R.D. 2 ott. 1911, n. 1163 per evitare danneggiamenti o dispersioni del materiale da consultare.
