"Lo spostamento, anche temporaneo dei beni culturali mobili", compresi gli archivi (storici e di deposito), le biblioteche, i singoli documenti e i beni librari di interesse culturale, così come il trasferimento (che comporti o meno uno spostamento) ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici e di archivi di privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di interesse storico, singoli documenti e i beni librari di interesse culturale è soggetto ad autorizzazione della Soprintendenza (D.lgs 22 gen. 2004, n. 42., art. 21, c. 1, lettera b).
Tale disposizione si applica anche in caso di affidamento a terzi (outsourcing) dell'archivio e trasferimento per la conservazione permanente di archivi informatici ad altri soggetti giuridici. Non è, invece, soggetto ad autorizzazione lo spostamento degli archivi correnti che deve comunque essere comunicato alla Soprintendenza ai fini della vigilanza sul bene. In caso di trasferimento di dimora o di sede del detentore dell'archivio, lo spostamento deve essere denunciato preventivamente al Soprintendente archivistico, il quale può prescrivere misure conservative a tutela del bene. È inoltre prevista, su autorizzazione del Ministero rilasciata dal Direttore regionale competente e su proposta della Soprintendenza archivistica, la possibilità che gli Archivi di Stato acquisiscano “in comodato” archivi privati di particolare pregio per consentirne la fruizione da parte della collettività (art. 44 del Codice).
Nel dettaglio, la richiesta di autorizzazione allo spostamento dovrà contenere :
- luogo dove si intende spostare l'archivio o la biblioteca;
- motivi della richiesta di spostamento;
- caratteristiche dei locali (con relativi elaborati grafici) destinati alla conservazione, con particolare riguardo per la sicurezza e le norme antincendio;
- elenco del materiale da trasferire con indicazione di: tipologia, estremi cronologici e consistenza;
- modalità dello spostamento.
Il Soprintendente può richiedere eventuale documentazione integrativa, disporre il sopralluogo nei locali destinati a conservare la documentazione e prescrivere eventuali misure da adottare per la corretta conservazione dei documenti. Entro 60 giorni dalla data di ricezione della richiesta, il Soprintendente emana il provvedimento di autorizzazione allo spostamento dell'archivio/biblioteca: a spostamento avvenuto, l'ente o il privato proprietario dell'archivio/biblioteca, dovranno darne notizia al Soprintendente.
Con preavviso non inferiore a cinque giorni, il Soprintendente può procedere ad una visita ispettiva ai locali in cui il materiale è stato trasferito. In generale, ai fini di una buona conservazione del patrimonio documentario, è consigliabile evitare zone a rischio allagamenti e soggette a smottamenti del terreno e a infiltrazioni dall’alto e luoghi vicini a strutture a rischio di incendi ed esplosioni (fabbriche o impianti che emettano gas nocivi, fumi o polveri); occorre verificare che l’edificio sia protetto contro le scariche atmosferiche e prestare particolare attenzione alle caratteristiche statiche dell’edificio in funzione della quantità di materiale archivistico da conservare, anche in previsione dei futuri versamenti.
È inoltre necessario monitorare le diverse zone dei depositi per mantenere condizioni climatiche il più possibile stabili, evitando i bruschi sbalzi di temperatura e la formazione di zone con alti tassi di umidità: la temperatura ideale è intorno ai 18° e l'umidità relativa intorno al 55%, ma materiali diversi dalla carta (fotografie, pellicole, supporti digitali) richiedono invece temperature più basse. Sarebbe bene evitare la luce diretta del sole preferendo lampade a luce fluorescente dotate di diffusori e lampade a incandescenza con filtro di assorbimento del calore e, infine, garantire una buona pulizia per ridurre il rischio di infestazioni e l’insorgenza delle muffe. Anche la scelta delle scaffalature deve essere compatibile con i carichi da sostenere, tenendo conto delle relative schede e certificazioni tecniche fornite dalla ditta costruttrice. Le scaffalature più indicate per robustezza, durata e resistenza sono quelle metalliche regolabili, la cui profondità deve essere adeguata alle dimensioni dei contenitori (per la documentazione di maggiori dimensioni si possono utilizzare scaffali a doppia faccia, mentre per le mappe è consigliabile l'uso di cassettiere o armadi).
Le scaffalature non devono essere posizionate in prossimità di muri esterni, il ripiano inferiore deve essere collocato ad almeno 15 cm dal pavimento (per evitare danni in casi di allagamento, favorire la circolazione dell’aria e consentire la rimozione della polvere) e, in ogni caso, è consigliabile un'altezza tale che consenta il prelevamento del materiale possibilmente senza l'ausilio delle scale, in caso contrario le scale devono essere a norma e periodicamente controllate. Particolare attenzione deve essere prestata alla normativa sulla sicurezza. Le corsie devono essere tenute completamente libere perché costituiscono percorsi di fuga in caso di emergenza. In generale, la prevenzione degli incendi per i depositi archivistici è considerata una attività soggetta al controllo dei Vigili del fuoco e, in particolare, il D.P.R. n. 151 dell'1.8.2011 estende tale attività a: depositi con quantitativi di materiale cartaceo (ma anche carte fotografiche, calcografiche, eliografiche, ecc…) superiori a 5.000 kg.; centri informatici di elaborazione dati con oltre 25 addetti; edifici sottoposti a tutela che siano aperti al pubblico e destinati a contenere biblioteche, archivi, musei, gallerie, esposizioni e mostre.
La procedura indicata nel D.P.R. 151/2011 prevede che:
- si incarichi un tecnico che predisponga la documentazione tecnica necessaria a ottenere il parere di conformità antincendio da parte dei Vigili del fuoco;
- ottenuto il parere di conformità da parte dei Vigili del fuoco, si realizzino gli interventi strutturali, impiantistici e organizzativi previsti nel progetto;
- si presenti, a lavori ultimati, la “Segnalazione certificata di inizio attività (SCIA) ai fini della sicurezza antincendio”.
Per gli edifici sottoposti a tutela, sono in vigore specifiche disposizioni antincendio contenute nel D.P.R. 30 giu. 1995, n. 418, con il duplice scopo di garantire la sicurezza degli edifici e la buona conservazione dei beni culturali in essi contenuti. Il decreto fornisce importanti indicazioni relative a sale di consultazione e lettura, depositi, mezzi antincendio con precisazioni relative alle vie di fuga, ai piani di intervento e istruzioni di sicurezza. Sarebbe bene, tuttavia, garantire che gli impianti elettrici e di riscaldamento/climatizzazione posseggano i necessari requisiti di conformità secondo il decreto del Ministero dello sviluppo economico del 22 gen. 2008, n. 37; che si predisponga un piano di manutenzione annuale prevedendo anche il controllo periodico delle luci di emergenza effettuando, ogni due anni, la verifica degli impianti elettrici e di messa a terra (D.P.R. 22 ott. 2001, n. 462); che l'edificio sia dotato di un sistema di presidi antincendio installati sulla base del progetto approvato dai Vigili del fuoco, attivando un servizio di manutenzione e di controlli almeno semestrali.
