Per intraprendere progetti di digitalizzazione di beni archivistici e librari è necessaria l'autorizzazione della Soprintendenza, ai sensi dell'art. 21 commi 4-5 del d.lgs 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio).
Prima dell’avvio del progetto di digitalizzazione è opportuno una analisi preliminare della fattibilità tecnica dell'intervento e del rapporto costi/benefici. Un progetto ben pensato e organizzato parte dall’individuazione degli obiettivi che si pone. Generalmente si possono individuare due motivazioni che portano all’avvio, o alla prosecuzione, di un progetto di digitalizzazione:
- la tutela degli originali
- la fruizione dei contenuti
Spesso le due motivazioni convivono nel medesimo progetto.
Gli interventi di digitalizzazione vanno programmati esclusivamente quando si dispone della descrizione informatizzata dell’intero patrimonio oggetto del lavoro di digitalizzazione, in modo da servirsi di inventari e cataloghi per la corretta impostazione degli interventi e valutazione delle priorità.
La digitalizzazione di documenti d'archivio, fotografie o libri non è una semplice acquisizione di scansioni o fotografie, ma deve essere un processo ben strutturato che consenta di riprodurre, nel modo più fedele possibile, un bene archivistico e/o librario in ambiente digitale, acquisendo, oltre alle immagini, tutte le informazioni che lo descrivono e lo contestualizzano, al fine di permetterne la fruizione in modo agevole ed efficace. È quindi fondamentale, prima di realizzare le scansioni, avere un progetto ben definito in merito a dove e da chi saranno conservate le risorse digitali, quali chiavi di accesso saranno richieste, chi potrà consultare la banca dati e secondo quali modalità.
Pertanto, il progetto di digitalizzazione deve:
- Descrivere gli strumenti hardware per l'acquisizione delle immagini (scanner, macchine fotografiche, ecc…), che dovranno essere utilizzati da operatori dotati di un'adeguata formazione.
- Specificare i formati delle immagini digitali. Si consiglia di acquisire le immagini originali, dette anche "immagini master", in un formato non compresso ad alta definizione (ad. es. TIFF), per garantire la migliore conservazione a lungo termine, e, in seguito, generare copie in altri formati a bassa risoluzione (es. JPEG, PDF), per la consultazione interna o la divulgazione nel web.
- Definire i dati da associare ai singoli file creati durante la digitalizzazione. Questi dati, chiamati tecnicamente "metadati", devono contenere gli elementi descrittivi relativi ad ogni singola immagine, in modo tale da renderla individuabile e ricercabile, e le informazioni che la collocano nel suo contesto originario. I metadati dovranno essere descrittivi, metadati tecnici, metadati amministrativi e gestionali.
- Descrivere il sistema di conservazione delle immagini, comprese tutte le misure di backup e disaster recovery che saranno adottate.
- Specificare quale sarà il sistema utilizzato per la gestione e la visualizzazione delle immagini, sia da parte degli operatori interni, sia da parte di eventuali utenti esterni. Si potranno utilizzare appositi software di gestione, CMS on-line e i portali appositamente progettati dal Ministero e/o altri Istituti e Enti pubblici.
L’ICCU (Istituto Centrale per il Catalogo Unico) ha il compito, nell’ambito dei progetti promossi da enti pubblici, di definire le indicazioni per la digitalizzazione. È possibile consultare le indicazioni emanate attraverso il sito del portale Internet Culturale, e il documento redatto dalla Regione Piemonte.
Si raccomanda l’utilizzo del Piano nazionale della digitalizzazione del patrimonio culturale – PND, approvato dall’Istituto centrale per la digitalizzazione del patrimonio culturale del Ministero della Cultura per l’adozione delle policy e delle specifiche tecniche per la digitalizzazione dei documenti selezionati.
Per quanto riguarda la digitalizzazione della pratiche edilizie comunali, sono disponibili, sul sito della Soprintendenza archivistica e bibliografica dell'Emilia Romagna, le linee guida prodotte dalla Comunità Tematica Documenti Digitali dell'Agenda Digitale dell'Emilia-Romagna.
Si consiglia di effettuare i lavori di digitalizzazione direttamente nei luoghi di conservazione, al fine di evitare eccessive movimentazioni del materiale cartaceo. Qualora le condizioni non lo consentano, la digitalizzazione potrà essere effettuata in laboratori specializzati, previa richiesta di autorizzazione allo spostamento temporaneo. Nel caso di spostamento della documentazione, è necessario avvalersi esclusivamente di ditte specializzate e di una polizza assicurativa chiodo a chiodo.
Diritti d'autore
Prima di procedere ad un progetto di digitalizzazione è indispensabile verificare di possedere i diritti sulla documentazione che si intende trattare. I documenti con più di settanta anni sono liberi dai diritti d’autore e quindi si possono digitalizzare e rendere fruibili al pubblico. Per i documenti con meno di settanta anni bisogna verificare la possibilità di procedere.
Qualsiasi pubblicazione di materiale on-line deve essere accompagnata da una nota concernente il diritto d’autore sul materiale.
È possibile utilizzare particolari licenze Creative Commons, per specificare le condizioni di utilizzo delle immagini da parte degli utenti.
Le fotografie che possiedono un valore artistico e connotati di creatività tali da far riconoscere predominante l'intervento creativo e compositivo del fotografo sono tutelate dalla normativa vigente in materia di diritto d'autore come vere e proprie opere dell’ingegno (in Italia legge n° 633/1941). Al fotografo fanno capo sia i diritti morali che quelli di utilizzare economicamente l'opera creata; i diritti di utilizzazione economica dell'opera in ogni forma e modo, originale o derivato (ad esempio diritti di riproduzione , comunicazione al pubblico, distribuzione ecc.) durano “per tutta la vita dell'autore e sino al termine del settantesimo anno solare dopo la sua morte” (art. 25).
Alle amministrazioni dello Stato, alle province ed ai comuni spetta il diritto di autore sulle opere create e pubblicate sotto il loro nome ed a loro conto e spese. Lo stesso diritto spetta agli enti privati che non perseguono scopi di lucro, salvo diverso accordo con gli autori delle opere pubblicate, nonché alle accademie e agli altri enti pubblici culturali sulla raccolta dei loro atti e sulle loro pubblicazioni. (art. 11). La durata dei diritti esclusivi di utilizzazione economica spettanti ai suddetti soggetti è di vent'anni a partire dalla prima pubblicazione, qualunque sia la forma nella quale la pubblicazione è stata effettuata.
