Termine del procedimento: 60 giorni
Lo scarto comporta l’eliminazione di quei documenti che, avendo esaurito la loro validità giuridica o amministrativa e avendo perso rilevanza storica, non hanno più ragione di essere conservati nel tempo.
Il semplice decorrere dei tempi di conservazione, perciò, non è motivazione sufficiente per lo scarto. Lo è il fatto che i documenti non abbiano più interesse amministrativo, contabile e giuridico, o archivistico (per esempio, non siano utili al completamento di lacune in documentazione a conservazione illimitata) oppure storico (perchè testimonianza di eventi o periodi storici particolarmente importanti per la nazione o per l'ente).
Lo strumento per effettuare correttamente lo scarto è costituito dal massimario di selezione (o scarto) che, in relazione con il titolario di classificazione, indica il periodo di conservazione di ciascuna tipologia di documento e fornisce, sulla base di criteri oggettivi, le linee guida per la fase di individuazione dei documenti da eliminare. L'eliminazione di documenti di archivi pubblici o degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di interesse culturale è soggetta alla preventiva autorizzazione della Soprintendenza archivistica (art. 21 del Codice). L'ente che propone lo scarto deve compilare un elenco dettagliato della documentazione da scartare (modello elenco di scarto) che contenga i seguenti dati:
- tipologia dei documenti (eventualmente anche la classificazione) proposti per lo scarto;
- estremi cronologici;
- numero dei pezzi (buste, registri, scatole);
- peso approssimativo;
- motivazione dello scarto;
- stima, effettiva o presunta, della consistenza in metri lineari della documentazione di cui si propone lo scarto.
Tale elenco, sottoscritto dall’archivista competente, viene trasmesso alla Soprintendenza archivistica che, entro 60 giorni dalla ricezione della richiesta, ha l'obbligo di concludere il procedimento, fatte salve le richieste di maggiori informazioni sulla proposta di scarto. La Soprintendenza archivistica può autorizzare, motivandone le ragioni, uno scarto totale o parziale dei documenti indicati. Dopo avere ottenuto l'autorizzazione della Soprintendenza archivistica, l'ente proponente, dovrà consegnare la documentazione da scartare alla Croce rossa italiana (o ad altra organizzazione) perché provveda alla sua distruzione, impedendo eventuali usi impropri dei dati sensibili. Lo stesso ente dovrà predisporre il verbale di consegna con esplicito riferimento all'autorizzazione concessa dalla Soprintendenza, al numero e al peso complessivo dei documenti da eliminare e all’individuazione del soggetto incaricato della distruzione. Lo stesso verbale di consegna degli atti, dovrà essere trasmesso alla Soprintendenza archivistica entro 60 giorni.
